複数の面談が重なったときの進め方｜日程・準備・返事の順番

業務委託の面談が重なったときは、比べる基準を先に決める → 準備の時間が取れる間隔で日程を組む → 各担当者に選考状況と返事の期限を伝えるの順で進めると混乱しにくくなります。結果の出る時期がずれたら、事情を正直に話して返事の期限を相談し、どれかに決めたら残りの選考は速やかに辞退します。

面談が重なること自体は珍しくありません。困るのは、案件ごとの話が頭の中で混ざる、結果の時期がばらばらで決められない、辞退が遅れて関係がこじれる、といった進め方の問題です。この記事では、日程の組み方、準備の分け方、結果の時期がずれたときの考え方を整理します。複数の登録先を使うときの重複応募の注意は複数登録の記事で解説しています。

最初に比べる基準を決めておく

結果が出そろってから考え始めると、先に出た結果や、面談の雰囲気に引っ張られやすくなります。面談が重なりそうだと分かった時点で、何を基準に比べるかを書き出しておきます。

すべての項目で一番の案件は、まずありません。項目に順位をつけ、「この項目が満たされなければ選ばない」という線を一つか二つ決めておくと、結果が重なっても迷いが減ります。案件の選び方そのものは案件の選び方の記事で整理しています。

日程の組み方

準備の時間が取れる間隔にする

面談を同じ日に詰めると、前の面談の振り返りをする前に次の面談が始まります。案件ごとに話す経験や逆質問が違うため、間に準備の時間を挟める日程にします。オンラインの面談でも、接続の確認と頭の切り替えの時間を見込んでおきます。

候補日は各担当者に一度に伝える

日程の調整が別々に進むと、同じ時間帯に二つの候補を出してしまうことがあります。予定表に「仮押さえ」を入れ、各担当者に出した候補日を記録しておきます。どこかで日程が確定したら、ほかの担当者に出していた候補を取り下げます。

今の仕事との兼ね合いを見る

参画中の案件があるときは、面談のために稼働を抜ける時間にも限りがあります。抜けられる時間帯を先に決めて、その中で候補日を出します。今の現場に迷惑がかかる日程を無理に入れると、今の評価にも響きます。

面談の順番を選べるとき

日程に幅があり、どの面談を先に受けるかを選べることもあります。考え方は二つあります。

どちらがよいかは、面談に慣れているかどうかと、今の仕事の終わりまでの余裕で変わります。面談の間隔が空いていて慣れていない場合は、本命を後にしつつ、本命の担当者に結果の時期を早めに確かめておく、という組み合わせもあります。

案件ごとの準備を分ける

面談が続くと、「この案件の体制はどうだったか」「どちらで何を聞いたか」が混ざりやすくなります。案件ごとに一枚のメモを作り、面談の前後で使い分けます。

• 案件の要点：業務内容、必須の経験、体制、稼働条件
• 話す経験：その案件に結び付けて話す直近の経験と、自己紹介の最後の一言
• 逆質問：その案件で確かめたいこと
• 面談後の記録：聞いた答え、答えにくかった質問、気になった点

自己紹介は、経験の全体像と直近の案件までは共通でも、最後に案件と結び付ける部分は案件ごとに変えます。組み立て方は自己紹介の記事で紹介しています。オンラインで続けて受けるときは、画面共有で別の案件のメモが映らないよう、ウィンドウを分けておくと安心です。環境の注意点はオンライン面談の記事をご覧ください。

選考状況を各担当者に伝える

面談が重なっていることは、それぞれの担当者に伝えます。伝えるのは次の3点です。

1. ほかにも選考が進んでいること（案件の細かな中身までは要りません）
2. ほかの選考の結果や返事の期限が、いつ頃になりそうか
3. 今の時点でどの案件を優先したいか、または決めかねている理由

伝えることで不利になるより、担当者が発注側に結果の時期を確かめてくれるなど、調整が進むことのほうが多くあります。

状況が変わったら、そのつど伝え直します。ほかの案件の面談で見送りになった、優先したい案件が変わった、といった変化は、担当者が発注側と話すときの前提になるためです。伝えた内容と実際の状況がずれたままだと、返事の期限の相談がしにくくなります。

結果の時期がずれたとき

一番迷うのは、先に結果が出た案件の返事の期限が、本命の案件の結果より前に来るときです。考え方は次の順になります。

1. 本命の案件の結果の見込みを聞く

本命の案件の担当者に、ほかの案件の返事の期限があることを伝え、結果の時期の見込みを聞きます。発注側が状況を踏まえて判断を早めることもあります。

2. 先に出た案件の返事の期限を相談する

先に結果が出た案件の担当者に、ほかの選考の結果を待っていることを正直に伝え、返事を少し待ってもらえるかを相談します。待ってもらえるかどうかは発注側の事情によるため、期限が延びない場合もあります。

3. 期限までに決める

期限が延びなかった場合は、最初に決めた基準に戻って判断します。先に出た案件が基準を満たしているなら受ける、満たしていないなら見送る、と決めておくと、焦りで決めずに済みます。

決めたら、残りはすぐに辞退する

参画する案件を決めたら、ほかの選考はその日のうちに辞退の連絡をします。面談の前なら面談の取り消し、面談のあとなら選考の辞退です。辞退の連絡には、決めたことと、短いお礼を入れます。理由は詳しく書かなくても構いませんが、「条件の合う別の案件に決まった」と一言添えると、担当者は次の紹介の参考にできます。伝え方は辞退の記事で整理しています。

二つとも受けたいときは

稼働日数が少ない案件どうしなら、掛け持ちを考える人もいます。その場合は、稼働の合計が無理のない範囲か、時間帯や会議が重ならないかを確かめたうえで、両方の担当者に掛け持ちの予定を伝えます。片方に伝えずに進めると、稼働の約束が守れなくなるおそれがあります。注意点は掛け持ちの記事をご覧ください。

よくある質問

同じ日に二つの面談を入れてもよいですか？

入れること自体はできますが、間に振り返りと準備の時間を取れるかが目安です。続けて受けると、前の面談の内容が次の面談の受け答えに混ざりやすくなります。どうしても同じ日になる場合は、時間帯を離し、案件ごとのメモを直前に読み直してください。

本命の結果を待つ間に、先に出た案件を受けてから断ることはできますか？

参画を受けると伝えたあとで辞退すると、発注側と担当者の調整がやり直しになり、信頼にも響きます。受けるか迷っている段階では、受けると伝えずに、ほかの選考の結果を待っていることを正直に話し、返事の期限を相談してください。

面談が重なっていることを伝えると、不利になりませんか？

選考が並んでいること自体で不利になることは通常ありません。むしろ、伝えておくと担当者が結果の時期を確かめるなど、調整が進めやすくなります。伝えずに進めて、返事の直前に事情が分かるほうが、調整は難しくなります。