S/4HANA移行の参画初月にやること｜現場で信頼される進め方

S/4HANA移行の案件の参画初月は、移行方式と切替までの残り日程をつかみ、自分の担当範囲の対象（設定・アドオン・データ）の状態を一覧にし、月末に「担当範囲の見立て」と「次の工程の作業計画」を出すところまでを目標にします。最初の1か月で求められるのは、作業を進めることより、切替の日までにこの人の担当範囲は間に合う、と発注側とリーダーが判断できる材料を示すことです。

移行は終わりの日が決まったプロジェクトのため、初月の立ち上がりの遅れは、そのまま切替までに使える時間の減りになります。参画前の契約・環境の準備は参画が決まってから開始日までにやること、職種を問わない最初の1週間の進め方は参画初日から最初の1週間でやることで解説しています。この記事では、移行の案件ならではの初月の動き方に絞ります。

初月のゴールを3つに分ける

この3つを、1週目、2週目、3〜4週目の順に重心を移しながら進めます。

1週目：方式と日程、担当範囲の資料を読む

移行の案件で最初に読む資料

移行の案件は、ほかのSAPの案件より「日程と手順」の資料が多くなります。次の順で目を通すと、全体像をつかみやすくなります。

1. 移行方式と全体の計画：システム変換か新規導入か選択的な移行か、旧環境と新環境の版、対象の会社や拠点、切替の予定日。方式が違えば同じ工程でも作業の中身が違います
2. 全体の日程と現在の工程：現行調査、設計・改修、リハーサル、本番の切替、稼働後の支援のどこにいるか。リハーサルの予定の回数と日程
3. 現行調査の結果：担当領域の設定、アドオン、データの一覧と、移す・捨てる・作り直すの判断の状況
4. 課題管理表：担当領域の課題のうち、担当者が空いているもの、期限が切れているもの、ほかのチームの作業に依存しているもの
5. 環境の一覧と切替の手順書（あれば）：開発・検証・本番の環境と、変換やリハーサルに使う環境。前回のリハーサルの振り返りの記録があれば、所要時間と見つかった問題を読みます

読みながら、「担当範囲のうち、状態が分からないもの」を書き留めておきます。移行では、資料が残っていない古い設定やアドオンが多く、分からないものの数がそのまま初月の調査の量になります。

関係者と短く話す

資料だけでは分からないのが、各チームの見方です。リーダー、移行の計画・管理の担当、隣の領域の担当、データ移行とBasisの担当、業務部門の窓口と、短い時間で話す機会をもらいます。聞くことは次の3つに絞ると、相手の負担になりません。

• 自分の担当範囲で、今一番心配していること
• 前任者や前の工程から引き継がれていない点
• 切替までに自分に期待していること

同じ質問を全員にすると、チームごとの見方の違いがはっきりします。とくに、隣の領域やBasisの担当が自分の領域をどう見ているかは、領域をまたぐ課題の手がかりになります。

環境と権限を初週のうちに確かめる

検証環境への接続、旧環境と新環境の両方を見る権限、変換やリハーサルに使う環境へのアクセスが初週のうちにそろっているかを確かめます。移行は旧環境と新環境を比べる仕事のため、片方しか見られない状態が続くと、調査が進みません。本番データに触れる作業の場所や端末の決まりも、この時点で聞いておきます。

2週目：担当範囲の対象を一覧にし、報告の型を合わせる

担当範囲の棚卸しを自分の手で作る

現行調査の結果があっても、担当範囲の対象を自分の手で一覧に作り直します。設定なら「残す・変える・捨てる」、アドオンなら「使われている・使われていない・判断待ち」、データなら「移す・移さない・整理が要る」のように状態を分け、判断がついていないものと、判断の根拠が記録に残っていないものに印をつけます。前任者の判断をそのまま引き継ぐより、根拠を一度自分で確かめるほうが、あとで覆ったときに説明できます。

課題を引き取り、依存を整理する

課題管理表のうち、担当範囲の課題で担当者が空いているものを引き取ります。同時に、ほかのチームの作業に依存する課題を分けて一覧にし、どの会議で誰に決めてもらうかを整理します。移行では、販売のマスタの整理が終わらないと会計の残高の照合ができない、といった依存が多く、宙に浮きやすいためです。

報告の型をリーダーと合わせる

リーダーに、どの頻度で、どの粒度の報告がほしいかを確かめ、初回の報告を出します。移行の報告は、「担当範囲の対象の数と、判断がついた数、残りの数」のように進み具合を数字で書き、「判断を仰ぎたいこと」を先に書くと読まれやすくなります。リモート中心の時期の報告の工夫はS/4HANA移行のリモートの記事でも触れています。

用語を現場に合わせる

同じ作業でも、プロジェクトごとに呼び方が違います。変換の環境の名前、リハーサルの回の呼び方、照合の段階の名前など、現場の用語を初月のうちに覚え、自分の資料でも同じ言葉を使います。前の現場の言葉を持ち込むと、資料の読み手に負担をかけます。

3〜4週目：見立てを出し、次の工程の計画に合意を取る

担当範囲の見立てをまとめる

1〜2週目で集めた情報をもとに、担当範囲の見立てをまとめます。中身は次のとおりです。

• 担当範囲の対象の数と、判断・改修・照合の進み具合
• 切替までの残り日程に対して、間に合う見込みと、間に合わない恐れのある点
• 間に合わない恐れがある場合の原因の見立て（対象が多い、判断待ちが多い、依存が解けていない、など）
• 取れる手の選択肢と、それぞれの影響

見直しが要る点は選択肢で出す

対象を減らす、改修を後回しにして稼働後に回す、リハーサルの回数や順番を変える、といった見直しが必要な場合、一つの案だけを出すと「前の計画を否定された」と受け取られやすくなります。複数の選択肢を並べ、それぞれの作業量、切替への影響、業務部門への影響を示したうえで、リーダーや責任者に選んでもらう形にします。担当としての推す案があれば、理由を添えます。

次の1〜2か月の作業計画を引く

合意した内容をもとに、次の工程の作業計画を引き、リーダーに共有します。次のリハーサルが近い場合は、切替の時刻表に自分の作業を、開始の時刻、所要時間、前提となる作業、終わったことを確かめる方法の4点で載せてもらいます。ここまでできれば、初月の役割は十分に果たせています。

入る時期と役割によって初月の重心は変わる

同じ移行の案件でも、参画する時期によって初月に力を入れる場所が違います。

リハーサルの直前に入る場合は、調査に時間をかける余裕がありません。前回のリハーサルの振り返りを読み、自分の担当の照合の手順と基準を初週のうちに確かめることを優先します。

役割によっても重心は変わります。業務領域の担当は業務部門の窓口との関係づくり、データ移行の担当は変換ルールが文書になっているかの確認、移行の計画・管理の担当は各チームの依存の整理が初月の中心になります。領域ごとの初月の動き方はSAP FI/COコンサルの参画初月、SAP Basisエンジニアの参画初月、PMOの参画初月で扱っています。求められるスキルの全体像はS/4HANA移行に求められるスキルをご覧ください。

初月に避けたい動き

範囲外の依頼が増えてきたときの扱いは業務範囲が変わったときの記事、参画後に起きやすい場面はS/4HANA移行のフリーランスがつまずきやすい点と対策で整理しています。

1か月の終わりに振り返ること

1か月が過ぎたら、次の点を自分で振り返ります。

• 切替までの残り日程と、自分の担当がどの工程に当たるかを説明できるか
• 担当範囲の対象の一覧と状態を、リーダーと共有できているか
• 間に合わない恐れのある点を、選択肢とあわせて伝えられたか
• 報告の形がリーダーの求めるものと合っているか
• 契約で決めた業務の範囲と、実際に担っている仕事がずれていないか
• 稼働時間の記録が残っているか。切替の時期の稼働の扱いを確かめたか

ずれている点があれば、2か月目の早い段階でリーダーや窓口と話しておきます。前任者からの引き継ぎが足りなかった場合に、自分が次に引き継ぐときの備えとして、判断の根拠を記録に残す習慣も初月から始めておくと、契約の区切りで慌てずに済みます。引き継ぎの考え方は契約終了時の引き継ぎの進め方で扱っています。

よくある質問

前任者からの引き継ぎがほとんどなく、判断の根拠が分かりません。何から始めればよいですか？

現行調査の結果と課題管理表から読み始め、担当範囲の対象のうち根拠が記録に残っていないものの一覧を自分で作るのが近道です。そのうえで、リーダーと業務部門の窓口に、覚えている範囲の経緯を聞いてください。根拠が残っていない状態そのものも、見立ての一部として報告に含めておくとよいでしょう。

参画してすぐにリハーサルがあります。初月の進め方は変わりますか？

変わります。調査に時間をかけず、前回のリハーサルの振り返りと切替の手順書を読み、自分の担当の照合の手順と合格の基準を初週のうちに確かめることを優先してください。リハーサルの当日は、結果を数字で共有することに徹し、振り返りで分かったことを次の回までに手順に反映する、という型を早くつくると信頼されやすくなります。

1か月たっても担当範囲の全体がつかめません。どうすればよいですか？

対象の多い領域や、資料の残っていない古いシステムでは、1か月で全体をつかみきれないこともあります。その場合は、把握できた対象と、まだ把握できていない対象を分けて報告し、残りをいつまでに確かめるかの予定を示してください。分からない点を隠したまま見立てを出すより、範囲を区切って示すほうが、切替までの計画を立てやすくなります。年下のリーダーとの役割の分け方など、年代ごとの動き方はS/4HANA移行は40代・50代でも働けるかでも触れています。